Calculateur de Budget

Mode d'emploi / Aide

A quoi ça sert ?

L'objectif est de vous permettre facilement de construire votre budget d'année pour le groupe, en se basant sur les chiffres de l'année passée, et en se focalisant avant tout sur les activités prévues.

Les camps n'ont bien évidement pas leur place dans ce budget. De même, pour le camp des Farfadets, même si il est déclaré sur le registre de présence de l'année, on vous suggère de le traiter à part.

Le webinaire de présentation

Vous pouvez retrouver le webinaire de présentation ici

Comment ça marche ?

Pour commencer, vous aurez besoin de 2 choses à extraire de l'intranet :

Le listing des adhérents de votre groupe

Dans l'intranet, c'est dans le menu Pilotage / Extractions / Extraire individus
Veillez à bien cocher les cases suivantes :

Le registre de présence de l'année écoulée

Dans l'intranet, c'est dans le menu Animations / Calendrier et tâches / Consulter le registre de présence
Veillez à bien cocher les cases suivantes : Puis cliquez sur le bouton Exporter au format Excel (CSV)

Utilisez ces fichiers tels quels dans l'outil, sans les modifier.
Ils servent pour l'analyse, mais aucune donnée personnelle n'est utilisée ni sauvegardée.

Et si mon groupe vient d'ouvrir ?
Désolé, pour l'instant on n'a pas encore la solution pour cela, mais ça va arriver...

Avec ces deux fichiers, vous pouvez vous rendre dans l'onglet Initialisation, les sélectionner, puis cliquer sur Initialiser les données.
L'outil vous indique alors les unités, avec le nombre de jeunes et d'adultes, le nombre d'activités qui a eu lieu l'an passé, ainsi que le taux de présence constaté sur l'année (utile pour anticiper les prestations de la CAF).

Ces données ne sont qu'un indicateur, à vous de les ajuster pour coller à votre projet d'année. (on ne peut juste pas ajouter d'unité pour l'instant).

Enfin, vous indiquez le budget moyen pour l'intendance, le transport, l'hébergement en WE, ainsi que le montant que vous percevez de la CAF.

Les dépenses

Dans l'onglet Dépenses, vous détaillez les activités prévues, les frais divers. Pas besoin de compter les prélèvements du National, ils sont déjà comptés pour vous.

Les recettes

Là, vous notez toutes les recettes en dehors de la participation des familles. De même, les cotisations n'apparaissent pas, car même si elles transitent par votre compte, elles n'apportent aucun intérêt dans votre budget.

Dans la partie Activités, il y a une case Participation du groupe. Celle-ci est importante, car c'est là que vous pouvez indiquer "l'investissement" du groupe dans les activités, si vous avez des réserves de trésorerie. Concrètement, c'est le moyen pour faire baisser le prix pour les familles : si le groupe participe plus, les familles paient moins.

Les chiffres

Là, c'est le résultat. Vos dépenses et vos recettes regroupées, par catégorie.

Et comme un budget est forcément équilibré, la différence, c'est la somme qu'il faut demander aux familles (case Participation des familles)

Si vous demandez aux familles un forfait annuel en début d'année, celui-ci est calculé en dessous, en fonction de la répartition des tranches de revenus (extrapolée des chiffres de l'année en cours).

Libre à vous de modifier la modulation des tarifs selon les tranches

Et c'est tout ?

Oui, c'est tout. Pas encore de sauvegarde, ni de belle mise en page, on vous laisser exporter cela sous Excel pour l'ajuster à votre guise. Ca viendra un jour, mais avançons pas à pas...

Et si j'ai une suggestion à faire ?

On est preneur des bonnes idées, des suggestions, mais il s'agit (pour l'instant) d'un outil développé et maintenu de façon bénévole, le soir, le WE... Donc si vous rencontrez des bugs, n'hésitez pas à les signaler (avec les fichiers utilisés, une copie d'écran...), mais il n'y aura pas support rapide pour toutes les questions...

Vous pouvez envoyer un message à jbohrer@sgdf.fr.

Initialisation du budget

Bienvenue dans l'application de gestion du budget. Pour commencer, veuillez remplir les informations d'initialisation.

Dépenses et Activités

Recettes

Les chiffres

Les dépenses

Les recettes

Participation des familles

Si votre groupe applique un forfait annuel pour les activités, voici le calcul du montant.
La répartition des différents tranches se base sur les données actuelles, puisque personne ne peut connaître à l'avance les revenus des nouveaux inscrits.

Bénévolat valorisé

Si les animateurs étaient payés (et on ne compte pas là les heures de préparation, de réunion de l'équipe de groupe...), avec un taux horaire du SMIC chargé à 12,50 €, cela représenterait la somme de .
Cette indication peut être ajoutée dans vos demandes de subventions, en dépense et en recette, afin de montrer l'investissement conséquent des bénévoles, et avoir un budget plus "juste" par rapport à ce que vos activités valent.

Pour la PSCAF

Pour faire le prévisionnel à déclarer à la CAF, voici à quoi correspondent ces valeurs

Questions fréquentes

C'est quoi le bonus CTG ?

Le bonus territoire CTG est une aide complémentaire à la prestation de service unique versée aux structures soutenues financièrement par une collectivité locale engagé auprès de la Caf dans un projet de territoire au service des familles.
Ca, c'est ce que dit la CAF. En résumé, selon votre convention avec la CAF, vous pouvez avoir droit à un montant d'aide complémentaire à la PSCAF, selon la zone géographique, les aides de votre commune, etc.
Pour connaître le montant, demandez à votre RPAF.

Je renseigne où les versements de la CAF ?

Pas besoin de les renseigner, ils sont calculés en fonction des activités prévues, du taux de présence, etc.

Oui, mais je n'aurai l'argent de la CAF de cette année que l'an prochain !

Effectivement, il peut y avoir parfois un gros décalage entre les activités et le versement des aides. Ce n'est pas grave, pour deux raisons :
Déjà, dans l'immense majorité des cas, il n'y a pas de différence énorme entre les années, donc les montants sont globalement les mêmes.
Et puis surtout, on parle là du budget prévisionnel, c'est à dire ce que vous prévoyez de dépenser et de recevoir, pas les mouvements de trésorerie précis. Or cette somme de la CAF vous sera versée en conséquence, même si c'est avec du décalage.

J'accueille un jeune handicapé, les montants d'aides ne sont pas les mêmes !

C'est vrai. Mais sur l'ensemble du budget annuel de tout le groupe, la différence reste minime. C'est pourquoi on n'a pas voulu complexifier pour gérer tous les cas possibles. On reste dans une prévision.

Combien coûtent les stages de formation ?

Il ne s'agit pas d'une vérité absolue, mais le montant pour les WE est d'environ 80 €, et pour une semaine, environ 450 €. A quoi peut s'ajouter le transport...

Oui, mais ce n'est pas toujours exactement le même prix !

C'est vrai. Il s'agit d'un outil de budget. Donc on ne cherche pas à avoir la somme exacte, mais un ordre de grandeur crédible.

Je ne vois pas la ligne pour les cotisations...

Effectivement, on aurait pu la mettre. Comme c'est une somme qui ne fait que transiter par les comptes des groupes, on a préféré l'ignorer pour simplifier les choses.

C'est quoi, l'amortissement du matériel ?

C'est la somme que vous mettez de côté pour pouvoir en racheter en cas de besoin (pour faire simple).