Mode d'emploi / Aide
A quoi ça sert ?
L'objectif est de vous permettre facilement de construire votre budget d'année pour le groupe, en se basant sur les chiffres de l'année passée, et en se focalisant avant tout sur les activités prévues.
Les camps n'ont bien évidement pas leur place dans ce budget. De même, pour le camp des Farfadets, même si il est déclaré sur le registre de présence de l'année, on vous suggère de le traiter à part.
Comment ça marche ?
Pour commencer, vous aurez besoin de 2 choses à extraire de l'intranet :
Le listing des adhérents de votre groupe
Dans l'intranet, c'est dans le menu Pilotage / Extractions / Extraire individus
Veillez à bien cocher les cases suivantes :
Le registre de présence de l'année écoulée
Dans l'intranet, c'est dans le menu Animations / Calendrier et tâches / Consulter le registre de présence
Veillez à bien cocher les cases suivantes :
Puis cliquez sur le bouton Exporter au format Excel (CSV)
Utilisez ces fichiers tels quels dans l'outil, sans les modifier.
Ils servent pour l'analyse, mais aucune donnée personnelle n'est utilisée ni sauvegardée.
Et si mon groupe vient d'ouvrir ?
Désolé, pour l'instant on n'a pas encore la solution pour cela, mais ça va arriver...
Avec ces deux fichiers, vous pouvez vous rendre dans l'onglet Initialisation, les sélectionner, puis cliquer sur Initialiser les données.
L'outil vous indique alors les unités, avec le nombre de jeunes et d'adultes, le nombre d'activités qui a eu lieu l'an passé, ainsi que le taux de présence constaté sur l'année (utile pour anticiper les prestations de la CAF).
Ces données ne sont qu'un indicateur, à vous de les ajuster pour coller à votre projet d'année. (on ne peut juste pas ajouter d'unité pour l'instant).
Enfin, vous indiquez le budget moyen pour l'intendance, le transport, l'hébergement en WE, ainsi que le montant que vous percevez de la CAF.
Les dépenses
Dans l'onglet Dépenses, vous détaillez les activités prévues, les frais divers. Pas besoin de compter les prélèvements du National, ils sont déjà comptés pour vous.
Les recettes
Là, vous notez toutes les recettes en dehors de la participation des familles. De même, les cotisations n'apparaissent pas, car même si elles transitent par votre compte, elles n'apportent aucun intérêt dans votre budget.
Dans la partie Activités, il y a une case Participation du groupe. Celle-ci est importante, car c'est là que vous pouvez indiquer "l'investissement" du groupe dans les activités, si vous avez des réserves de trésorerie. Concrètement, c'est le moyen pour faire baisser le prix pour les familles : si le groupe participe plus, les familles paient moins.
Les chiffres
Là, c'est le résultat. Vos dépenses et vos recettes regroupées, par catégorie.
Et comme un budget est forcément équilibré, la différence, c'est la somme qu'il faut demander aux familles (case Participation des familles)
Si vous demandez aux familles un forfait annuel en début d'année, celui-ci est calculé en dessous, en fonction de la répartition des tranches de revenus (extrapolée des chiffres de l'année en cours).
Libre à vous de modifier la modulation des tarifs selon les tranches
Et c'est tout ?
Oui, c'est tout. Pas encore de sauvegarde, ni de belle mise en page, on vous laisser copier/coller cela sous Excel pour l'ajuster à votre guise. Ca viendra un jour, mais avançons pas à pas...
Et si j'ai une suggestion à faire ?
On est preneur des bonnes idées, des suggestions, mais il s'agit (pour l'instant) d'un outil développé et maintenu de façon bénévole, le soir, le WE... Donc si vous rencontrez des bugs, n'hésitez pas à les signaler (avec les fichiers utilisés, une copie d'écran...), mais il n'y aura pas support rapide pour toutes les questions...
Vous pouvez envoyer un message à jbohrer@sgdf.fr.